Semakan kotak penyimpanan dokumen: jenis, harga, kelebihan dan kekurangan

Kotak penyimpanan dokumen membantu menyelesaikan beberapa masalah sekaligus. Mereka membolehkan anda menjimatkan ruang bilik - timbunan kertas yang banyak tidak akan mengambil ruang pada desktop anda atau di dalam almari.

Dokumen yang diperlukan boleh didapati dengan mudah di kawasan simpanan yang ditetapkan dan dilabel khas. Ini menjimatkan masa dan menyelesaikan masalah helaian kertas yang berselerak.

Apa yang tinggal ialah memilih jenis kotak yang diperlukan untuk menyimpan dokumen.

Mengapa dan untuk tujuan apa mereka diperlukan?

Kotak penyimpanan dokumen melaksanakan beberapa fungsi sekaligus:

• menganjurkan sistem pengarkiban yang mudah - anda boleh mencari kertas yang diperlukan secepat mungkin;
• penjimatan ruang - kerana kekompakan mereka, kotak mengambil ruang yang minimum;
• perlindungan kertas daripada kerosakan mekanikal, habuk dan cahaya matahari;
• bantuan dalam mengangkut dokumen dari satu tempat ke tempat lain, contohnya, apabila berpindah pejabat.

Kelebihan dan kekurangan

Kotak untuk menyimpan kertas mempunyai kelebihan ketara yang jelas:

1. Kekompakan. Kotak boleh diletakkan di atas rak berturut-turut, disusun, dan beberapa jenis boleh dipasang menjadi struktur yang kemas.
2. Kemudahan penggunaan. Kotak storan berlabel menghilangkan keperluan untuk mencari dokumen yang diperlukan secara huru-hara.

   Jika mahu, anda boleh memesan kotak saiz individu untuk memenuhi keperluan premis.

   Storan ini boleh dipasang secara mendatar atau menegak - mudah untuk mendapatkan kertas yang diperlukan dari mana-mana kedudukan.

3. Ketahanan dan kebolehpercayaan. Reka bentuk khas penyimpanan kertas tidak membenarkan mereka berubah bentuk di bawah berat kotak lain.

Jenis

Kawasan penyimpanan yang paling biasa untuk dokumen ialah kotak arkib dan kotak logam dengan kunci.

Kotak arkib

Pelbagai reka bentuk dan bentuk. Kotak arkib klasik diperbuat daripada kadbod yang mengikat. Ia mempunyai ceruk untuk tangan, menjadikan storan ini mudah dibawa. Sesetengahnya mempunyai tanda khas untuk inventori kertas yang disimpan di dalamnya.

Dalam pengeluaran kotak arkib, salutan plastik atau vinil yang meniru kulit juga digunakan. Varieti produk ini mungkin berbeza bergantung pada jenis kertas yang disimpan di dalamnya. Terdapat kotak sedemikian:

1. Menegak. Kotak yang dipasang sendiri ini diperbuat daripada kadbod beralun dengan tambahan plastik atau vinil vinil. Mereka menyimpan dokumen bersaiz A4 dalam kedudukan menegak. Kotak arkib jenis ini biasanya dipanggil kecil. Ia dilengkapi dengan penutup berengsel, pengikat atau Velcro.
2. Mendatar. Kotak universal yang sesuai untuk hampir mana-mana pejabat atau arkib. Anda boleh meletakkan bukan sahaja kertas di dalamnya, tetapi juga apa-apa perkara lain, sebagai contoh, bekalan pejabat. Unit storan ini dilengkapi dengan slot untuk pemegang dan penutupnya boleh ditanggalkan atau diengsel.
3. tiub. Kotak silinder yang digunakan untuk meletakkan kertas penting yang digulung menjadi gulungan.Tiub digunakan untuk mengangkut dan menyimpan lakaran atau lukisan.

Bekas besi

Peranti ini adalah sejenis selamat untuk dokumen. Ia memudahkan untuk menyimpan kertas penting di pejabat dan di rumah.

Bilik kebal besi datang dalam pelbagai saiz: daripada kotak kecil kepada kabinet lengkap dengan beberapa rak.

Tetapi mereka semua dilengkapi dengan kunci khas yang melindungi kandungan peti besi daripada mengintip.

Sistem tambahan

Peranti ini hampir tidak boleh dipanggil kotak penuh, tetapi ia juga sering digunakan sebagai storan untuk dokumen.

Penganjur berdiri

Salah satu cara yang paling mudah dan paling mesra bajet untuk menyimpan kertas penting di rumah dan di pejabat.. Kaki penganjur adalah mudah untuk mengisi kedua-dua rak terbuka dan kabinet tertutup. Kelebihan: buka bahagian storan - anda boleh melihat folder dengan kertas yang anda perlukan dengan mudah. Anda juga boleh melekatkan tag pada penganjur.

Dulang surat menyurat

Aksesori kemas ini untuk menyimpan surat-menyurat dan kertas semasa akan sesuai dengan sempurna ke bahagian dalam rumah atau pejabat anda. Kelihatan organik di atas meja atau rak terbuka.

Folder fail

Mereka boleh memuatkan dokumen pelbagai kandungan dan format. Folder fail menyediakan akses pantas kepada kandungan. Kemudahan storan sedemikian sangat mudah untuk mengekalkan pangkalan data pelanggan dan mencipta fail kad.

Terdapat dua jenis folder fail utama:

1. Untuk pembentangan. Mereka kelihatan sangat representatif, diperbuat daripada kulit atau plastik berkualiti tinggi. Ia digunakan dalam proses pembentangan produk atau rundingan perniagaan.
2. Pendaftar. Diperbuat daripada plastik atau kadbod yang sangat tebal. Folder ini digunakan untuk menyimpan dokumen secara terus.

Kos produk

Harga penyimpanan dokumen berbeza-beza bergantung pada jenis produk:

• dulang untuk surat-menyurat - 500-1,500 rubel;
• folder fail - 50-200 rubel;
• tempat penganjur - 100-200 rubel, perakam, 300-500 - folder untuk persembahan;
• kotak arkib - 50-500 rubel;
• peti besi logam - 5,000-20,000 rubel.

Cadangan untuk pemilihan

Sebelum membeli peranti ini atau itu untuk menyimpan kertas penting, adalah berguna untuk mempertimbangkan beberapa perkara:

1. Bahan produk. Kadbod, logam, plastik atau besi - jenis storan sesuai untuk dipilih untuk bahagian dalam bilik tertentu.
2. Kekerapan pergerakan dokumen. Jika kertas yang disimpan di dalam kotak atau penganjur perlu dikeluarkan dengan kerap, lebih baik membeli produk yang ringan. Pendirian penganjur, folder fail atau kotak arkib kecil yang diperbuat daripada plastik atau kadbod akan sesuai. Kotak arkib besar atau peti besi logam sesuai untuk menyimpan arkib dan dokumentasi lain yang tidak memerlukan tontonan yang kerap.
3. Jumlah dokumen yang disimpan. Untuk menyimpan surat-menyurat dan kertas semasa yang kemudiannya tertakluk kepada kemusnahan, cukup untuk memperoleh dulang berbilang peringkat. Pendirian penganjur dan folder fail adalah mudah untuk menyimpan dokumen, tetapi peranti ini hanya akan memuatkan sejumlah tertentu daripadanya. Kotak arkib dan kotak besi dengan beberapa rak sesuai untuk menyimpan sejumlah besar kertas.
4. Kerahsiaan. Sekuriti yang hanya boleh dilihat oleh pemiliknya atau ketua syarikat sebaiknya disimpan dalam peti besi atau bekas berkunci.Untuk dokumen yang boleh diakses secara bebas, semua jenis storan lain adalah sesuai.

Bagaimana ia boleh digunakan?

Fungsi utama produk ini adalah untuk menyusun dan mengangkut dokumen. Tetapi ia boleh digunakan untuk tujuan selain daripada tujuan yang dimaksudkan, untuk menyimpan dan mengalihkan item berikut:

• pejabat;
• majalah atau buku yang dibaca;
• mainan kanak-kanak;
• pakaian bermusim.

Video mengenai topik artikel

Cara membuat penganjur untuk menyimpan dokumen dengan tangan anda sendiri, arahan video:

Kesimpulan

Kotak penyimpanan dokumen ialah peranti mudah untuk menyusun kertas penting di rumah dan di pejabat. Terdapat banyak jenis storan sedemikian - daripada kaki penganjur hingga peti besi besar dengan kunci. Apabila memilih kotak, anda perlu memberi tumpuan kepada jumlah kertas yang disimpan, berat produk dan tempoh penyimpanan kandungan.